Un lavoratore chiede di accedere ai dati GPS dell’auto aziendale nel contesto di una contestazione disciplinare. La vicenda arriva al Garante, che sanziona una società di vigilanza per complessivi 39mila euro. Il caso richiama due esigenze operative: informare correttamente i dipendenti e gestire le loro richieste sui dati personali.
Il caso: dalle richieste del 2022 al provvedimento del 2026
Il provvedimento n. 585 del 6 agosto 2026 riguarda La Patria S.p.A. Il dipendente, guardia giurata, aveva presentato richieste nel giugno 2022 per ottenere documentazione relativa alla contestazione, comprese le rilevazioni GPS. Il rapporto di lavoro era terminato con il licenziamento nel luglio 2022.
Il Garante ha contestato carenze nel riscontro all’accesso e nella trasparenza sul trattamento. La sanzione comprende 22mila euro per le violazioni degli articoli 12 e 15 GDPR e 17mila euro per quelle degli articoli 12 e 13. Non si tratta quindi di una sanzione automatica per qualsiasi GPS aziendale.
GPS auto aziendale e privacy: quali verifiche fare
Per un’organizzazione che utilizza veicoli geolocalizzati, proponiamo di partire da una ricognizione concreta del sistema, coinvolgendo personale, IT, referente privacy e consulente del lavoro.
- Funzionamento: quali informazioni registra il dispositivo e con quale frequenza?
- Finalità: per quali attività vengono utilizzate le rilevazioni?
- Accessi: chi può consultarle, estrarle o comunicarle?
- Conservazione: quali tempi sono stati stabiliti e come vengono applicati?
- Informazioni ai lavoratori: il testo descrive il funzionamento effettivo?
- Fornitori: ruoli, istruzioni e configurazioni sono documentati?
- Richieste: chi raccoglie un’istanza e coordina la risposta?
Questa lista è un punto di partenza per l’analisi: spuntare le voci non costituisce una certificazione di conformità.
Controllo a distanza e informativa: due aspetti da coordinare
L’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori disciplina gli strumenti dai quali può derivare il controllo a distanza. Nei casi previsti dal primo comma occorre l’accordo sindacale oppure l’autorizzazione dell’Ispettorato. Il secondo comma prevede un diverso regime per gli strumenti utilizzati per rendere la prestazione e per quelli di registrazione degli accessi e delle presenze.
La classificazione di un sistema GPS richiede una valutazione del caso concreto. Non basta chiamarlo “strumento di lavoro”. L’eventuale accordo sindacale non sostituisce gli obblighi di informazione sul trattamento dei dati. Anche l’utilizzo delle informazioni ai fini del rapporto di lavoro richiede le condizioni previste dalla normativa.
Come organizzare le risposte alle richieste di accesso
Il termine ordinario è un mese dal ricevimento, senza ingiustificato ritardo. Quando necessario per complessità e numero delle richieste, è possibile una proroga di due mesi, comunicandola entro il primo mese e motivandola. Il diritto riguarda i dati personali e le informazioni previste dal GDPR: non equivale automaticamente all’accesso indistinto a ogni documento aziendale.
Suggeriamo una procedura interna essenziale:
- Registrare la data di ricevimento e assegnare un responsabile della gestione.
- Comprendere la richiesta e verificare l’identità in modo proporzionato.
- Individuare sistemi, uffici e fornitori coinvolti nella ricerca dei dati.
- Valutare eventuali limiti e i diritti delle altre persone coinvolte.
- Preparare un riscontro tracciabile, controllando destinatario e modalità di consegna.
Il referente incaricato dovrebbe poter coinvolgere tempestivamente chi conosce il sistema di geolocalizzazione, evitando che l’istanza resti ferma fra uffici diversi.
Come può aiutarti ProSaber
ProSaber affianca aziende ed enti nell’analisi dei trattamenti, nella revisione delle informative e nell’organizzazione dei processi privacy. Possiamo partire dalla documentazione esistente e dal funzionamento reale degli strumenti, per individuare gli aspetti da approfondire e le attività da pianificare.
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Fonti e approfondimenti
- Garante: provvedimento n. 585 del 6 agosto 2026, doc. web 10297306.
- Garante: esercizio dei diritti e tempi di risposta.
- Statuto dei lavoratori, articolo 4: testo vigente su Normattiva.
Fonti verificate il 3 novembre 2026. Il contributo ha finalità informativa; l’applicazione al singolo caso richiede una valutazione specifica.