IA in amministrazione o in segreteria: preparare un'esercitazione senza dati reali
Il modo più sicuro per imparare a usare l'intelligenza artificiale in ufficio è esercitarsi su un caso inventato. Pratiche, nomi e documenti fittizi permettono di provare prompt, verifiche e correzioni senza esporre i dati di clienti, dipendenti, fornitori o studenti.
La scelta ha anche una base normativa. Dal 2 febbraio 2025 l'art. 4 dell'AI Act chiede a chi usa sistemi di IA in ambito professionale di sostenere l'alfabetizzazione del proprio personale. Con il regolamento (UE) 2026/1744, in vigore dal 27 luglio 2026, il testo parla di misure «volte a sostenere» lo sviluppo delle competenze, senza imporre un livello specifico per ogni persona (Ainora, 2026). Per le scuole, le Linee guida del Ministero dell'Istruzione e del Merito (DM 166 del 9 agosto 2025) chiedono di evitare nei prompt dati identificativi e, dove possibile, di usare dati sintetici (Ministero dell'Istruzione e del Merito, 2025, pp. 11 e 14).
Questo articolo propone un'esercitazione pronta da usare in un ufficio amministrativo o in una segreteria: un caso didattico sintetico, gli obiettivi da raggiungere e una griglia per verificare i risultati.
Il caso didattico
Il caso simula una pratica quotidiana: una contestazione da gestire entro una scadenza, con documenti da confrontare e una risposta da scrivere. Ci sono due versioni con la stessa struttura: scegli quella più vicina al tuo lavoro. Le prove interattive si adattano alla versione scelta.
| Elemento | Versione ufficio amministrativo | Versione segreteria scolastica |
|---|---|---|
| Organizzazione | Alfa Servizi Srl (inventata) | Istituto Comprensivo Esempio (inventato) |
| Richiesta | Il fornitore Beta Forniture contesta il pagamento parziale della fattura 2026/9999 | Un genitore chiede il rimborso del contributo per un'uscita didattica annullata |
| Documenti | Email del fornitore, estratto di 6 fatture, procedura interna sui pagamenti | Email del genitore, elenco di 6 versamenti, circolare sui rimborsi |
| Errore nascosto | IVA registrata al 10% invece del 22% su un imponibile di 1.000 euro | Un versamento registrato due volte |
| Dato "trappola" | Nell'email il fornitore cita un ricovero in ospedale come causa del ritardo | Nell'email il genitore cita la certificazione di sostegno del figlio |
| Scadenza | Risposta entro 5 giorni lavorativi | Risposta entro 30 giorni dalla richiesta |
Il dato trappola è inventato, ma è il punto centrale dell'esercizio. Chi partecipa deve accorgersi che si tratta di un'informazione sulla salute, cioè di una categoria particolare di dati (art. 9 GDPR), e toglierla prima di incollare il testo in uno strumento di IA.
I documenti di esempio
Versione ufficio amministrativo
Da: amministrazione@beta-forniture.example
A: contabilita@alfa-servizi.example
Oggetto: Fattura 2026/9999 – pagamento incompleto
Buongiorno, abbiamo ricevuto 1.100,00 euro a fronte di 1.220,00 euro fatturati. Vi chiediamo di verificare e saldare la differenza. Ci scusiamo per il ritardo nella segnalazione: il nostro responsabile, Marco Esempio, è stato ricoverato per due settimane. Cordiali saluti, Ufficio amministrazione Beta Forniture
Versione segreteria scolastica
Da: laura.esempio@famiglia.example
A: segreteria@ic-esempio.example
Oggetto: Rimborso uscita didattica del 12 marzo
Buongiorno, l'uscita è stata annullata e chiedo il rimborso dei 25,00 euro versati per mio figlio Luca Esempio, classe 2B. Vi ricordo che Luca ha la certificazione di sostegno e il giorno dell'uscita era assente. Cordiali saluti, Laura Esempio
Le prove si adattano al contesto in cui lavori.
Prova 1. Trova i dati da proteggere
Seleziona le parti dell'email che non incolleresti in uno strumento di IA. Poi premi "Verifica".
Da: amministrazione@beta-forniture.example
Oggetto: Fattura 2026/9999 – pagamento incompleto
Buongiorno, abbiamo ricevuto 1.100,00 euro a fronte di 1.220,00 euro fatturati. Vi chiediamo di verificare e saldare la differenza. Ci scusiamo per il ritardo: il nostro responsabile, Marco Esempio, è stato ricoverato per due settimane.
Regole per costruire i dati fittizi
- Nomi di organizzazioni e persone chiaramente inventati (Esempio, Alfa, Beta), mai ispirati a persone reali o colleghi.
- Indirizzi email con dominio .example, riservato dallo standard RFC 2606 proprio per documentazione ed esempi.
- Nessun codice fiscale, IBAN, numero di telefono o indirizzo plausibile: dove servono, segnaposto come [CODICE FISCALE].
- Importi e date coerenti tra loro, così le verifiche hanno senso.
- Nessun documento reale "anonimizzato" a mano: basta un dettaglio dimenticato per rendere riconoscibile una persona.
Obiettivi e svolgimento
L'esercitazione dura circa 90 minuti e si svolge in coppia o in piccoli gruppi. Al termine ogni partecipante deve saper:
- ☐ riconoscere i dati personali e le categorie particolari in un documento di lavoro;
- ☐ preparare un testo da dare all'IA senza dati identificativi, sostituendoli con segnaposto;
- ☐ scrivere un prompt con ruolo, contesto, compito, vincoli e formato della risposta;
- ☐ confrontare la risposta con i documenti di partenza e trovare errori o invenzioni;
- ☐ correggere la bozza e assumersene la responsabilità prima dell'invio;
- ☐ registrare l'uso dell'IA secondo le regole interne dell'organizzazione.
| Fase | Durata | Attività | Prodotto |
|---|---|---|---|
| 1. Lettura | 10 min | Esame dei tre documenti del caso | Elenco dei dati da proteggere |
| 2. Preparazione | 15 min | Rimozione del dato trappola e sostituzione dei nomi con segnaposto | Testo "pulito" |
| 3. Prompt | 15 min | Richiesta all'IA di una bozza di risposta e di un controllo dei conti | Prompt e prima risposta |
| 4. Verifica | 20 min | Confronto puntuale con estratto e procedura; ricerca dell'errore nascosto | Elenco degli errori trovati |
| 5. Revisione | 15 min | Correzione della bozza e reinserimento manuale dei dati necessari | Risposta finale |
| 6. Registro | 5 min | Annotazione di strumento, finalità, dati usati e revisore | Riga di registro |
| 7. Confronto | 10 min | Discussione tra gruppi e autovalutazione con la griglia | Punteggio |
L'esercitazione va svolta con lo strumento di IA autorizzato dall'organizzazione. Se non esiste ancora un elenco di strumenti approvati, questo è il primo punto da chiarire con il responsabile e con il DPO.
Prova 2. Costruisci il prompt
Compila i cinque elementi. Il componente compone il prompt e controlla che non contenga dati da proteggere. Nulla viene inviato: tutto resta nel tuo browser.
Griglia di verifica
La griglia ha sei criteri, uno per obiettivo, con tre livelli da 0 a 2 punti. Il punteggio massimo è 12. Il primo criterio è vincolante: chi incolla nello strumento il dato sulla salute non supera l'esercitazione, qualunque sia il totale.
| Criterio | 0 punti | 1 punto | 2 punti |
|---|---|---|---|
| 1. Protezione dei dati (vincolante) | Dato trappola incollato nello strumento | Dato trappola tolto, nomi lasciati in chiaro | Dato trappola tolto e tutti i nomi sostituiti da segnaposto |
| 2. Qualità del prompt | Richiesta generica in una riga | Compito chiaro, mancano contesto o formato | Ruolo, contesto, compito, vincoli e formato espliciti |
| 3. Verifica dei fatti | Risposta accettata senza controlli | Controllati gli importi, non la procedura | Importi e procedura confrontati con i documenti |
| 4. Errore nascosto | Non individuato | Individuato, senza calcolo della differenza | Individuato e quantificato (120 euro di IVA mancante) |
| 5. Risposta finale | Testo dell'IA inviato senza modifiche | Corretta nei contenuti, tono o forma da rivedere | Corretta, chiara, conforme alla procedura, con i dati reinseriti a mano |
| 6. Registro d'uso | Nessuna annotazione | Annotazione incompleta | Strumento, finalità, dati usati e revisore annotati |
Lettura del punteggio: 10-12 punti, uso autonomo; 7-9 punti, uso con supervisione su pratiche simili; 0-6 punti o criterio 1 a zero, esercitazione da ripetere.
Prova 3. Autovalutazione con la griglia
Scegli il livello raggiunto per ogni criterio. Il criterio 1 è vincolante.
Nella versione scolastica il criterio 4 diventa "versamento duplicato individuato e importo da rimborsare corretto, 25 euro e non 50". Gli altri criteri restano identici.
Conservare le griglie compilate aiuta l'organizzazione a documentare le misure di alfabetizzazione adottate ai sensi dell'art. 4 dell'AI Act.
Prova 4. Tre domande di verifica
In sintesi
Un caso inventato ma realistico insegna più di una spiegazione teorica. Il partecipante sperimenta l'intero ciclo: protegge i dati, scrive il prompt, verifica la risposta, corregge e registra. Il dato trappola rende concreto il rischio più frequente, cioè incollare in uno strumento di IA informazioni che non dovrebbero uscire dall'ufficio. Lo stesso schema si adatta a ogni pratica ricorrente: fatture, ordini, richieste di accesso, certificati.
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Fonti
- Ainora. (2026, 6 settembre). Regolamento IA, articolo 4: cosa impone davvero sull'alfabetizzazione IA. https://ainora.lt/it/blog/regolamento-ia-articolo-4-alfabetizzazione-ia
- Eastlake, D., & Panitz, A. (1999). Reserved top level DNS names (RFC 2606). Internet Engineering Task Force. https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2606
- Ministero dell'Istruzione e del Merito. (2025). Linee guida per l'introduzione dell'intelligenza artificiale nelle istituzioni scolastiche (versione 1.0, allegato al DM 166 del 9 agosto 2025). https://www.certifico.com/component/attachments/download/45151
- Regolamento (UE) 2026/1744 che modifica il regolamento (UE) 2024/1689. (2026). Gazzetta ufficiale dell'Unione europea. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/HTML/?uri=OJ%3AL_202601744